Un capitolato efficace non deve descrivere un prodotto. Deve descrivere ciò che il progetto richiede.
Quando si passa dalla raccolta dei requisiti alla progettazione vera e propria, arriva il momento di trasformare esigenze, vincoli e obiettivi in una specifica tecnica strutturata.
È qui che nasce il Template Specifiche Tecniche di Progetto.
Il documento è pensato come base modificabile per descrivere in modo ordinato l’architettura, l’hardware, il software, le integrazioni, l’installazione e i servizi necessari per realizzare un progetto di Digital Signage.
Non è un capitolato da compilare integralmente.
Una struttura da adattare e quindi volutamente ampia.
Il template è stato progettato per coprire una parte molto ampia dei progetti di Digital Signage.
Per questo contiene sezioni dedicate a:
- obiettivi e perimetro del progetto;
- architettura generale della soluzione;
- monitor professionali;
- LED wall;
- media player;
- controller e apparati accessori;
- CMS e funzionalità richieste;
- contenuti e logiche di pubblicazione;
- integrazioni e automazioni;
- installazione e messa in servizio;
- rete e connettività;
- supporto, monitoraggio e formazione;
- inclusioni, esclusioni, vincoli e punti ancora aperti;
- documentazione tecnica e allegati.
Questo non significa che ogni progetto debba utilizzare tutte queste sezioni.
Al contrario. In un progetto semplice potrebbe essere necessario eliminare anche metà del documento. In uno più articolato alcuni sottoparagrafi potranno essere duplicati, ampliati o ulteriormente suddivisi.
Il template deve adattarsi al progetto. Non il progetto al template.
Uno dei principi su cui è costruito il documento è evitare, quando non necessario, di vincolare la progettazione a uno specifico prodotto.
Se il progetto richiede 25 monitor professionali da 55”, il capitolato dovrebbe indicare le caratteristiche necessarie: dimensione, risoluzione, luminosità, modalità di funzionamento, orientamento, ambiente di installazione e altri requisiti realmente significativi.
Lo stesso principio vale ancora di più per LED wall, media player, controller, supporti e altri apparati, per i quali spesso si trascurano specifiche fondamnetali per poter confrontare produttori diversi.
Questo consente di definire ciò che la soluzione deve garantire, lasciando poi al progettista o al fornitore la possibilità di individuare prodotti e tecnologie coerenti con quei requisiti.
Le caratteristiche complete dei singoli prodotti potranno essere documentate attraverso i relativi datasheet allegati.
Anche il CMS viene descritto per capacità
La stessa logica viene applicata alla piattaforma software.
Il template aiuta a descrivere le funzionalità necessarie al progetto: gestione dei contenuti, scheduling, utenti e permessi, organizzazione degli asset, monitoraggio, diagnostica, automazioni e capacità di integrazione.
Non è necessario trasformare il capitolato nel manuale del CMS.
L’obiettivo è identificare con chiarezza cosa deve essere possibile fare. La documentazione tecnica della piattaforma completerà poi il dettaglio.
Integrazioni e automazioni diventano parte del progetto
Nei sistemi più evoluti, il Digital Signage non lavora in isolamento.
Può ricevere informazioni da CRM, ERP, sistemi di magazzino, database, servizi meteorologici, sensori, applicazioni IoT o altre piattaforme aziendali.
Il template prevede quindi sottoparagrafi specifici per descrivere le integrazioni realmente necessarie.
Ad esempio, un progetto può richiedere l’utilizzo della disponibilità di prodotto proveniente da un gestionale, l’aggiornamento automatico di informazioni ambientali oppure l’attivazione di contenuti in risposta a determinati eventi.
Anche in questo caso il documento non entra necessariamente nel dettaglio dello sviluppo software. Definisce la funzione che l’integrazione deve realizzare.
Installazione: descrivere il modello operativo
Anche per la parte dedicata all’installazione, non è necessario descrivere singolarmente ogni punto di installazione quando decine di location condividono la stessa configurazione.
È più utile definire:
- le principali tipologie di installazione;
- le categorie di location coinvolte;
- le responsabilità delle diverse parti;
- eventuali prerequisiti;
- modalità di rollout;
- collaudo e messa in servizio.
Le eccezioni realmente significative potranno poi essere trattate separatamente.
Come utilizzare il template
Il modo migliore per utilizzarlo è partire dal documento originale e creare una copia dedicata al progetto.
Poi:
- elimina ciò che non serve;
- mantieni ciò che è pertinente;
- duplica ciò che deve essere ripetuto;
- approfondisci solo ciò che condiziona realmente il progetto.
Il testo guida presente nei vari sottoparagrafi serve come promemoria e può essere completamente sostituito con la descrizione definitiva.
Il risultato finale non deve sembrare un template. Deve diventare la specifica tecnica di quel progetto.
Dal requisito alla soluzione
Questo strumento è pensato come naturale prosecuzione del Template Raccolta Requisiti Cliente.
Il primo aiuta a capire:
“Di cosa ha realmente bisogno il cliente?”
Il secondo permette di formalizzare:
“Quali caratteristiche deve avere la soluzione che realizzeremo?”
A quel punto il documento può essere utilizzato come base per una proposta tecnica, una richiesta di quotazione, un confronto con partner e fornitori oppure come riferimento durante l’implementazione.