Prima di progettare una soluzione, bisogna capire il problema
Uno degli errori più frequenti nei progetti di Digital Signage è iniziare troppo presto a parlare di schermi, player e software.
La tecnologia viene dopo.
Prima bisogna capire cosa deve fare il sistema, dove verrà utilizzato, da chi sarà gestito e quali vincoli dovrà rispettare.
Il Template Raccolta Requisiti Cliente nasce proprio per questo: trasformare il primo confronto con il cliente in una base strutturata sulla quale iniziare a progettare.
Non è un questionario rigido da inviare e aspettare che venga compilato.
È soprattutto uno strumento di discovery, da utilizzare durante riunioni, sopralluoghi e incontri tecnici per raccogliere informazioni, individuare ciò che manca e mantenere una traccia condivisa delle decisioni.
Cosa permette di raccogliere
Il template organizza le informazioni su tre livelli.
1. La visione complessiva del progetto
Il primo foglio raccoglie gli elementi che aiutano a comprenderne rapidamente il perimetro:
- cliente e referenti;
- scenario e motivazione del progetto;
- obiettivi;
- pubblico di riferimento;
- numero indicativo di sedi e schermi;
- tempistiche;
- eventuale budget disponibile;
- vincoli e priorità;
- punti ancora da chiarire.
- L’obiettivo non è descrivere già la soluzione.
È capire perché il progetto esiste e quale risultato deve produrre.
2. I requisiti da approfondire
Il secondo foglio guida la raccolta delle informazioni attraverso le principali aree di un progetto Digital Signage:
- obiettivi e utilizzo;
- dimensione e perimetro della rete;
- contenuti;
- CMS e modalità di gestione;
- integrazioni e automazioni;
- hardware e installazione;
- rete e connettività;
- supporto e formazione;
- aspetti economici.
Per ogni argomento trovi una domanda guida, uno spazio per annotare la risposta o la decisione presa, il referente da cui proviene l’informazione e lo stato del requisito.
Lo stato può essere:
Da raccogliere
L’informazione non è ancora disponibile.
Parziale
Abbiamo una prima indicazione, ma deve essere approfondita.
Definito
L’informazione è sufficientemente chiara per procedere.
N/A
Il requisito non è applicabile al progetto.
In questo modo una riunione non produce semplicemente degli appunti. Produce una mappa delle informazioni disponibili e di quelle ancora mancanti.
3. Le location e i punti di installazione
Quando un progetto coinvolge più ambienti o più sedi, una descrizione generale non è sufficiente.
Il terzo foglio permette quindi di censire progressivamente i diversi punti di installazione indicando, tra le altre informazioni:
- location;
- ambiente;
- funzione dello schermo;
- quantità;
- orientamento;
- tipologia e dimensione dello schermo;
- supporto o modalità di installazione;
- connettività;
- eventuale necessità di sopralluogo;
- vincoli e note;
- risoluzione nativa.
Per un monitor la dimensione può essere indicata attraverso la diagonale in pollici, mentre per un LED wall è possibile riportare larghezza e altezza della superficie.
Questo foglio può crescere insieme al progetto e diventare una prima base di lavoro anche per le successive attività di progettazione.
Un template, non una checklist
La differenza è importante.
Una checklist ti aiuta principalmente a verificare:
“Ho considerato tutto?”
Questo template serve invece a costruire qualcosa:
“Quali informazioni abbiamo raccolto e come possiamo utilizzarle per progettare la soluzione?”
Per questo viene fornito in formato Excel e rimane completamente modificabile.
Puoi adattare le righe, aggiungere location, integrare informazioni e continuare ad aggiornarlo mentre il progetto evolve.
Quando utilizzarlo
Il momento ideale è la fase iniziale del progetto:
Primo incontro → Raccolta requisiti → Sopralluogo → Approfondimenti → Progettazione
Può essere utilizzato da system integrator, rivenditori, consulenti, progettisti o direttamente dall’azienda che sta valutando l’introduzione o l’evoluzione di un sistema di Digital Signage.
Il suo obiettivo non è arrivare subito alla soluzione. È arrivare alla progettazione con le domande giuste già sul tavolo.
Cosa succede dopo
Una volta raccolte e consolidate le informazioni, il template diventa il punto di partenza per il passaggio successivo: trasformare esigenze e vincoli in una vera specifica di progetto.
È qui che entrerà in gioco il Template Capitolato Tecnico / Specifiche di Progetto, che permetterà di descrivere in modo strutturato la soluzione individuata, l’architettura, l’hardware, il software, le attività e i servizi previsti.
Prima raccogliamo le esigenze. Poi progettiamo la risposta.