Una richiesta d’offerta precisa non serve solo a ottenere un prezzo migliore. Serve soprattutto a ricevere proposte realmente confrontabili.
Quando un progetto di Digital Signage entra nella fase di richiesta d’offerta, il rischio è partire troppo presto dalla tecnologia.
Numero degli schermi, dimensioni, player, software, licenze. Sono informazioni necessarie, ma da sole non descrivono il progetto.
Un RFP efficace deve riuscire a trasferire ai potenziali fornitori obiettivi, contesto, requisiti, modalità operative e criteri con cui verrà valutata la soluzione. Più queste informazioni sono chiare all’inizio, minore sarà il rischio di ricevere offerte difficili da confrontare o costruite su presupposti differenti.
Per questo ho trasformato uno degli strumenti presenti in Digital Signage che Vende in una checklist utilizzabile direttamente nei progetti.
Quando utilizzare questa checklist
La checklist può essere utile in due momenti diversi.
Il primo è quando devi preparare un RFP e vuoi verificare di aver fornito ai potenziali partner tutte le informazioni necessarie.
Il secondo è quando devi rispondere a un RFP e vuoi capire se la documentazione ricevuta contiene elementi sufficienti per costruire una proposta realmente coerente.
In entrambi i casi lo scopo è lo stesso: ridurre le zone grigie prima che diventino problemi durante il progetto.
Cosa ti aiuta a verificare
La checklist non entra immediatamente nel dettaglio di un singolo prodotto o vendor.
Ti accompagna invece attraverso le principali aree che dovrebbero essere chiarite prima di arrivare a una scelta:
- obiettivi e dimensione del progetto;
- architettura e requisiti tecnologici;
- produzione e gestione dei contenuti;
- installazione e logistica;
- assistenza e manutenzione;
- modello economico e costi ricorrenti;
- criteri con cui confrontare le diverse proposte.
Uno degli aspetti che considero più importanti riguarda proprio quest’ultimo punto.
Due offerte con prezzi differenti non sono necessariamente due offerte comparabili. Possono cambiare l’architettura proposta, il livello di servizio, le integrazioni comprese, i costi ricorrenti, il modello di licenza o le attività escluse.
La checklist serve quindi anche a creare una base comune sulla quale leggere le offerte ricevute.
Chi dovrebbe compilarla
Un RFP di Digital Signage difficilmente riguarda una sola funzione aziendale.
L’ideale è quindi utilizzarlo come documento condiviso tra chi conosce gli obiettivi del progetto, chi dovrà gestire i contenuti, chi presidia gli aspetti tecnologici e chi dovrà valutarne costi e condizioni.
Non significa che ogni persona debba compilare l’intero documento.
Significa evitare che una decisione importante venga presa senza coinvolgere chi ne gestirà successivamente le conseguenze.
- Un requisito tecnico può influenzare i contenuti.
- Una scelta software può influenzare i processi.
- Un livello di servizio può modificare significativamente il costo complessivo nel tempo.
Il valore della checklist sta proprio nel far emergere queste connessioni.
Come interpretare il risultato
Non è un test e non esiste un punteggio da raggiungere. Le parti che non riesci a compilare sono spesso quelle più interessanti.
Una risposta mancante può indicare semplicemente che un requisito non è applicabile. Ma può anche evidenziare una decisione che il progetto non ha ancora affrontato.
In quel caso la checklist ha già raggiunto il suo obiettivo. Ti ha fatto emergere una domanda prima che quella domanda diventasse una modifica, un costo aggiuntivo o un problema durante l’installazione.
Le due versioni della checklist
Per adattarsi a progetti con livelli di complessità diversi, la checklist è disponibile in due versioni.
La Checklist RFP Essenziale è pensata per progetti piccoli e medio-piccoli e aiuta a raccogliere rapidamente tutte le informazioni fondamentali.
La Checklist RFP Avanzata è invece indicata per progetti più strutturati, nei quali è utile approfondire maggiormente aspetti come hardware, CMS, contenuti, installazione, supporto e caratteristiche del fornitore.
Scegli la versione più adatta al tuo progetto: il metodo è lo stesso, cambia il livello di approfondimento.